Genel bakış
Antrepo operasyonlarında gümrüklü ve gümrüksüz yüklerin fiziksel kabulü, yerleşimi ve çıkışı kadar bu hareketlerin ticari sonuca dönüştürülmesi de düzenli bir takip gerektirir. Antrepoda hizmet fiyat hesaplama ile satış ve toplu fatura süreci; içeride yürütülen yükleme, boşaltma, ürün tanımlama ve aktarma işlemlerinin antrepo kod tanımlarıyla eşleştirilmesi, fiyat hesaplamalarının yapılması ve ardından satış faturası veya toplu fatura düzenlenerek e-Fatura ve e-Arşiv süreçleriyle belgelendirilmesi adımlarından oluşur. Operasyon ekibinin sahada kaydettiği yük hareketleri ile finans ekibinin kestiği faturalar arasında kopukluk yaşanmaması için kabulden çıkışa kadar her adımın aynı kayıt düzeninde ilerlemesi gerekir. Aşağıdaki kontrol adımları, antrepo hizmetlerinin ücretlendirme ve faturalama aşamasına nasıl hazırlandığını açıklar.
Operasyon Kayıtlarından Ücretlendirmeye Geçiş Neden Önemlidir?
Bir antrepoda ithalat ve ihracat yükleri için müşteri kartları ve giriş fişleri oluşturulduğu andan itibaren ticari sürecin temeli atılır. Yükün kabulü, raflara veya belirlenen alanlara yerleşimi, içeride yapılan aktarma ve boşaltma işlemleri ile çıkış fişlerinin hazırlanması birbirini tamamlayan adımlardır. Bu işlemler sırasında hangi müşterinin hangi yüküne ne tür bir operasyon yapıldığı net biçimde kaydedilmediğinde, dönem sonunda veya yük çıkışında hizmet bedelini hesaplamak zorlaşır. WinAntrepo, antrepodaki yüklerin giriş, yerleşim, hareket, çıkış ve faturalama işlemlerini aynı yapı içinde yönetmek üzere geliştirilmiş bir antrepo yönetimi yazılımıdır. Böylece saha hareketleri ile ücretlendirme adımı birbirinden kopuk tablolar yerine ortak operasyon kayıtları üzerinden takip edilir.
Antrepo Kod Tanımları ve Fiyat Hesaplama Nasıl Düzenlenir?
Antrepo hizmetlerinin ticari karşılığını standartlaştırmak için öncelikle verilen hizmetlerin sistemde tanımlanmış olması gerekir. Ücretlendirme aşamasında iki temel yapı öne çıkar. Antrepo kod tanımlarında yükleme, boşaltma, aktarma ve depolama gibi operasyonel faaliyetlerin faturalama dilindeki karşılıklarını belirlemek için antrepo kodları yönetilir. Antrepo fiyat hesaplamasında tanımlanan antrepo kodları ve gerçekleşen yük hareketleri doğrultusunda hizmetlere ait fiyat hesaplamaları düzenlenir. Örneğin kurgusal bir iş akışında, aynı hafta içinde birden fazla partide gümrüklü ithalat yükü kabul edilen bir müşterinin giriş fişleri, raf yerleşimleri ve çıkış hareketleri sistemde kayıt altına alınır. Operasyon tamamlandığında ilgili antrepo kodları üzerinden fiyat hesaplaması yapılarak faturaya esas tutarlar kontrol edilir.
Satış Faturası ve Toplu Fatura Seçimi Nasıl Yapılır?
Fiyat hesaplamaları tamamlandıktan sonra ticari sürecin belgelendirilmesinde işlem sıklığına ve müşteri çalışma düzenine göre iki farklı yöntem kullanılır. Satış faturası işlemlerinde tekil bir operasyonun veya belirli bir yük çıkışının ardından ilgili hizmeti doğrudan faturalamak gerektiğinde satış faturası düzenlenir. Toplu fatura işlemlerinde aynı müşteriye ait birden fazla yük hareketinin veya dönemsel antrepo hizmetlerinin tek seferde faturalandırılması gerektiğinde toplu fatura işlemleri kullanılır. WinAntrepo; antrepo fiyat hesaplama, satış faturası ve toplu fatura işlemlerini kapsar. Ayrıca faturalama işlemlerini destekleyen e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarıyla uyumlu çalışarak işlemden elektronik belgeye geçişin düzenli biçimde tamamlanmasına yardımcı olur.
Fatura Raporları ve Müşteri Belgeleriyle Süreç Nasıl Kontrol Edilir?
Faturalama adımı yalnızca belgenin oluşturulmasıyla bitmez; operasyonun ticari tarafını doğrulamak için raporlama araçlarından yararlanılır. Stok ve hareket tarafında depodaki mevcut stok, depoya giren mallar listesi, giriş-çıkış listesi, müşteriye göre stok listesi ve raf listesi incelenirken; gümrük ve teminat tarafında global teminat raporu, sigorta raporu, gümrük eşya listesi, gümrük listesi ve tasfiye raporları takip edilir. Ticari kapanış ve müşteri kontrolü aşamasında ise şu rapor ve belge çıktıları birlikte değerlendirilir. Fatura raporlarıyla düzenlenen satış ve toplu faturaların dönemsel veya işlem bazlı kontrolü sağlanır. Müşteri listesi ve firmaya özel raporlarda müşteri bazlı çalışma özetleri ve firmaların talep ettiği özel rapor kırılımları incelenir. Adres etiketi ve barkod basımında yüklerin tanımlanması ve sevkiyat/belge eşleştirmesi için gerekli etiket ve barkod çıktıları alınır. Antreponuzda yük kabulünden yerleşime, fiyat hesaplamadan e-Fatura ve e-Arşiv destekli faturalamaya kadar tüm akışı kendi işleyişinize göre değerlendirmek için EvrenBil çözümler sayfası ve WinAntrepo ürün sayfası üzerinden ücretsiz demo talebi oluşturabilirsiniz.
