Genel bakış
Bir lojistik ekibi aynı bilgiyi birkaç kez yazıyorsa ilk düşünce yeni yazılım almak olabilir. Ancak sorun her zaman eksik bir uygulama değildir. Bazen gerekli işlem mevcut sistemde yapılır, fakat ortaya çıkan bilgi diğer ekibe ulaşmaz. Bazen de ekiplerin kullandığı araçlarda ihtiyaç duyulan operasyon adımı hiç karşılanmıyordur. Bu iki durumu ayırmak, yazılım görüşmesinin kapsamını belirlemek için iyi bir başlangıçtır.
Yeni yazılım mı, entegrasyon mu gerektiğini değerlendirirken önce ürün adlarını değil, tamamlanamayan işi tarif edin. Aşağıdaki yaklaşım genel bir ihtiyaç değerlendirme önerisidir; belirli bir ürünün kurulum yöntemi veya otomatik özelliği değildir.
Eksik olan işlem mi, bilginin aktarılması mı?
İlk soru şudur: İhtiyaç duyulan işlem bugün herhangi bir sistemde yapılabiliyor mu? Örneğin bir hava kargo ekibi gönderi, uçuş bilgileri ve taşıma belgelerini birlikte takip etmek istiyorsa, önce kullandığı uygulamanın bu işi karşılayıp karşılamadığını değerlendirmelidir. EvrenBil’in WinHava açıklamasında bu bilgilerin birlikte takibi yer alır.
İşlem mevcut uygulamada karşılanıyor, ancak başka bir ekip aynı bilgiyi yeniden giriyorsa araştırılacak konu bilgi aktarımıdır. Burada yeni bir uygulamadan önce iki sistemin hangi bilgiyi paylaşması gerektiği netleştirilmelidir. Bir bağlantının bulunması, işletmenin ihtiyaç duyduğu bütün bilgilerin aktarılacağını tek başına göstermez.
İhtiyacı tek bir iş örneğiyle anlatın
Görüşmeye uzun bir özellik listesi yerine temsili bir iş akışıyla hazırlanın. Gerçek müşteri veya sevkiyat bilgisi kullanmadan, bilginin nerede oluştuğunu, kim tarafından kullanıldığını ve hangi adımda yeniden yazıldığını açıklayın.
Örneğin antrepo ekibinin ihtiyacı yükün yerleşimini ve hareketlerini yönetmek olabilir. WinAntrepo’nun resmi açıklaması bu kapsamı destekler. Ancak aynı ekibin başka bir uygulamaya bilgi iletme ihtiyacı ayrı bir değerlendirmedir. Antrepo yönetimi işlevinin varlığı, istenen dış sistem bağlantısının da mevcut olduğunu kanıtlamaz.
İhtiyaç notunuzda işlemin başlangıcını, beklenen çıktıyı ve çıktıyı kullanacak ekibi ayrı ayrı belirtin. Böylece eksik işlev ile aktarılmayan bilgi birbirine karışmaz.
Entegrasyon görüşmesinde hangi sorular sorulmalı?
EvrenBil’in Entegrasyonlar sayfası araç takip, akaryakıt, ShipsGo ve WinBakiyem gibi bağlantı alanlarını listeler. Bu liste görüşmeye başlangıç sağlar; ancak işletmenizin kullandığı sistemin ve istediğiniz veri kapsamının ayrıca değerlendirilmesi gerekir.
Görüşmede hangi bilginin hangi sistemden alınacağını sorun. Bilginin yalnız görüntülenmesi mi, başka bir işlemde kullanılması mı gerektiğini açıklayın. Güncelleme beklentinizi ve eksik bilgi görüldüğünde hangi ekibin kontrol yapacağını belirtin. Bunlar gereksinim sorularıdır; ürünün aktarım sıklığı, çift yönlü çalışma veya hata bildirim özelliği hakkında varsayım değildir.
Kararı üç ayrı sonuçla kaydedin
Değerlendirme sonunda ihtiyacı üç gruptan birine yerleştirebilirsiniz: mevcut araçta karşılanmayan işlev, mevcut araçlar arasında paylaşılmayan bilgi veya her ikisi. Birinci durumda uygulama kapsamı, ikinci durumda bağlantı kapsamı araştırılır. Üçüncü durumda ise işlev ve entegrasyon gereksinimleri ayrı başlıklarla ele alınır.
Görüşme notunu “yeni sistem istiyoruz” gibi geniş bir taleple bitirmeyin. Hangi işin yapılması gerektiğini ve hangi bilginin nereye ulaşacağını ayrı cümlelerle yazın. EvrenBil Çözümler sayfasını uygulama alanlarını, Entegrasyonlar sayfasını bağlantı alanlarını incelemek için kullanabilirsiniz. Sonraki görüşmede bu iki kapsamı aynı temsili iş üzerinden değerlendirmek, hangi soruların hâlâ cevapsız kaldığını görünür kılar.
İlgili kaynak 1
https://www.evrenbil.com/cozumler
İlgili kaynak 2
https://www.evrenbil.com/entegrasyonlar
İlgili kaynak 3
https://www.evrenbil.com/cozumler/winhava
İlgili kaynak 4
https://www.evrenbil.com/cozumler/winantrepo
